О согласование проекта договора

О согласование проекта договора

4.9. Процедура согласования договоров

Чрезвычайно важная процедура! Тем не менее, ее значение для повышения эффективности компании недооценивается повсеместно. Приходится сталкиваться с 2 крайними проявлениями:

  1. Процедуре согласования уделяется минимальное внимание (первое лицо компании «подмахивает» самолично все договоры; хорошо бы, если его имя было Юлий Цезарь…, но чаще это не совсем так) или формальное внимание (например, полностью электронное согласование договоров без соответствующей фиксации исходного содержания документов и результатов согласования; проголосовали и, как говорится, «концы в воду»). За последствия принятых решений отвечать не кому. Согласование проходит быстро, но качество подписанных документов таково, что оно совершенно не соответствует масштабу и уровню сложности задач, решаемых компанией при развитии проектов.
  2. Процедура согласования излишне формализована, часто заменяет собой систему совещаний (см. главу «Система совещаний при развитии проектов») и фактически подменяет личную ответственность сотрудников на коллективную ответственность участников согласовательной процедуры. Листы согласований проходят многократные циклы до завершения процедуры, ключевые сотрудники компании вынуждены многократно уделять время одним и тем же документам в заочных попытках устранить взаимные замечания другу друга. Абсолютное большинство проектов документов поступают на согласование со служебной пометкой «Срочно!». Но это никак не помогает — длительность согласований превышает всякие разумные пределы и может достигать нескольких месяцев. Не смотря на чрезмерную длительность согласований, которая, казалось бы, должна приводить к высокому качеству подписываемых договоров, практика демонстрирует совершенно противоположную картину — качество документов падает. Происходит это по 2 причинам. Во-первых, трудно обеспечить адекватность решений, занимаясь договором эпизодически в рваном режиме в течение нескольких месяцев (с учетом того, что аналогичные операции согласующим лицам одновременно приходится производить целому ряду договоров, в том числе относящихся к другим проектам). Во-вторых, сверхнормативные сроки согласований во многих случаях приходится пресекать директивными решениями руководства, что, естественно, также отражается на качестве подписываемых договоров.

Таким образом, и в первом и во втором случае, не смотря на очевидные внешние отличия, результатом процедуры оказывается низкое качество документов, полученных при согласовании, на фоне отсутствия ответственных за принятые решения. Мы, конечно же, не говорим здесь о руководителе проекта, который, несмотря на низкое качество внутрикорпоративных процедур и отсутствие реальных прав по управлению проектом, не должен уйти и не уйдет от ответственности и всегда окажется крайним.

Кроме того, во втором случае имеем чрезмерно растянутые сроки согласовательных процедур. Приводит это обычно к весьма неприятным последствиям. Рассмотрим их подробно. Известно, что реализация любого проекта связана с выполнением десятков, а часто сотен договоров, обеспечивающих эту реализацию. Указанные договоры формируют сеть последовательно-параллельных причинно-следственных связей. Увеличение сроков согласования в цепочках последовательных договоров, приводит в итоге к увеличению срока реализации проекта в целом. При этом, прибыль, которую компания должна была получить в течение запланированного срока развития проекта, формируется в гораздо более продолжительном интервале времени. Кроме того, завышенный срок реализации проектов приводит к росту затрат проекта сверх запланированного бюджета практически по всем статьям. К тому же, затянутая реализация проекта позволяет «нахватать» дополнительные риски, которые при нормальном сроке реализации не могли возникнуть в принципе. Итог — эффективность проектов падает, ежегодная прибыль и капитализация компании падают.

Очевидно, что процедура согласования договоров, осуществляемая в формате описанных крайних проявлений, создает серьезные дефекты в проектном управлении, значительно искажая или даже размыкая цикл «бюджетирование — планирование операций и затрат — осуществление операций и затрат — учет понесенных затрат — актуализация (оценка) проекта». (см. Традиционную ошибку 18, Принцип 10).

Описанные выше проявления не случайно названы «крайними». Истина, представляющая собой эффективную систему согласования договоров, лежит где-то посредине и это факт, проверенный многолетней практикой. Эффективная система согласований должна обеспечивать подготовку качественных договоров, имеющих максимально выгодный для компании формат, в минимально возможные сроки и с минимальными внутренними издержками.

Основные подходы, позволяющие воплотить в жизнь эффективную систему согласований, приведены ниже:

  1. Инициатором процедуры согласования договора может являться только руководитель того проекта, в рамках развития которого предполагается подписание указанного договора.
  2. Договоры, передаваемые на согласование, должны быть предварительно проработаны и отформатированы до уровня 100% готовности к подписанию. Подготовкой договора занимается руководитель проекта, согласовывая при необходимости отдельные его разделы и условия с профильными специалистами компании. За качество подготовки документов, подаваемых на согласование, отвечает руководитель проекта.
  3. Процедура согласований должна проходить в комбинированном электронно-бумажном формате. Рассылка исходных данных и проектов согласуемых документов производится в электронном виде. Это дает возможность существенно ускорить саму процедуру за счет параллельного осуществления необходимых операций всеми ее участниками. Замечания, внесенные участниками процедуры согласования, и итоговое согласование документов фиксируется на бумажном носителе, именуемом «Лист согласований». Это позволяет фиксировать ответственность за принятые решения.
  4. Итогом процедуры согласования является лист согласований с промежуточными замечаниями и итоговыми согласующими подписями всех участников процедуры. К листу согласований прилагается итоговый вариант согласованного документа.
  5. Ответственность за согласованный документ несут все участники процедуры согласования (в отличие от первичных документов, подаваемых на согласование, за качество которых отвечает руководитель проекта) в рамках собственных производственных компетенций.
  6. Листы согласований и тексты согласованных договоров хранятся в архиве у руководителя проекта в разделе № 10 КДП (см. Главу «Структурирование проектного документооборота. Комплект документации проекта.»). Листы согласований и соответствующие им тексты договоров, хранящиеся в архиве, позволяют выявлять источники ошибок, возникших в отдельных договорах, а также помогают локализовать системные дефекты договорной практики и иных бизнес-процессов, применяемых в компании.
  7. Порядок процедуры согласования и список участников процедуры должны иметь жесткий формат. Указанный формат может иметь несколько вариантов в зависимости от того, относится ли предмет договора к доходной или расходной части бюджета. Если договор относится к расходной части, дальнейшие вариации формата могут зависеть от статьи утвержденного бюджета, соответствующей предмету согласуемого договора.
  8. Порядок согласовательной процедуры и состав ее участников утверждается и изменяется на основании решения самого высокого уровня (генеральный директор или инвестиционный комитет компании).
  9. Существенным элементом формата процедуры согласования является ее длительность. Длительность процедуры согласования зависит от объема документа и его принадлежности к определенной статье утвержденного бюджета. Однако, по глубокому убеждению автора, ни один из стандартных договоров (за исключением, возможно, генподрядного контракта) не должен удостаиваться согласования, имеющего длительность более 5 рабочих дней. Но, конечно же, при том условии, что договор, вынесенный на согласование, имеет достаточную степень проработки (см. выше п.2). Непосредственно в ходе процедуры согласования должны только фиксироваться и перепроверяться те корректирующие моменты, которые были внесены в согласуемый комплект документов участниками согласовательной процедуры до ее официального старта (см. еще раз п.2).
  10. Учитывая содержание п.9, процедура согласования должна предусматривать и поощрять необходимость прямого общения между ее участниками.
  11. В случае несоблюдения директивного срока согласования руководитель проекта обязан в первый день после окончания указанного срока собрать совещание с присутствием всех участников согласовательной процедуры, задачей которого является полное снятие всех не устраненных замечаний и согласование рассматриваемого документа в ходе совещания. «Виновнику торжества» придется объяснить коллегам (а их количество может составлять до 10-15 человек), почему он не смог снять свои (во многих случаях надуманные или формальные) замечания в рабочем порядке и для чего устроил весь этот «спектакль». Необходимость в подобных совещаниях полностью отпадает в течение непродолжительного периода времени, необходимого для перестройки сознания ее участников. Автор убедился в этом на практике.

Внутри процедуры согласования договоров разумно выделить 3 этапа:

Предварительный этап не лимитируется по времени. Этап предназначен для тщательной проработки договора с участием инициатора (руководителя проекта) и ключевых участников процедуры согласования (например, юристов, финансистов) в рабочем режиме. В начале этапа, если договор разрабатывается по итогам проведенного тендера, или к моменту завершения этапа, если проведение тендера не требуется, осуществляется проверка контрагента службой безопасности. Завершается этап подготовкой инициатором электронной версии договора в состоянии 100% готовности к подписанию (в том числе названия и реквизиты компаний, имена директоров) и рассылкой всем участникам процедуры с уведомлением о дате начала и завершения основного этапа процедуры согласования. Также инициатором оформляется лист согласований договора, на котором должны иметься как минимум подписи инициатора и службы безопасности компании.

Основной этап имеет фиксированную продолжительность, например, 5 (Пять) рабочих дней. Этап предназначен для согласования договора всеми участниками согласовательной процедуры. Реализация этапа сопровождается бумажной версией договора с прикрепленным к нему листом согласований. Участники согласуют договор или вносят свои замечания, возникшие в ходе процедуры. Замечания фиксируются участниками на листе согласований в течение 3 (Трех) рабочих дней; в течение 2 (Двух) рабочих дней инициатор процедуры производит необходимые корректировки договора и получает недостающие подписи участников процедуры.

Дополнительный этап реализуется как следствие отсутствия 100% согласований на листе согласований к моменту завершения процедуры. Старт дополнительному этапу дает инициатор, обоснованием является – отсутствие 100% согласующих подписей. Этап является как правило, разовой процедурой, стимулирующей ее участников к завершению согласования договоров в рамках основного этапа процедуры. Реализуется в форме совещания с участием всех согласующих лиц, указанных на листе согласований. Этап предназначен для выявления случаев недостаточной проработки договоров на предварительном этапе по вине инициаторов либо случаев саботажа и «показательных выступлений» (дискуссии по мелким незначащим деталям договора, придирки по форме, необоснованное затягивание времени и пр.) со стороны участников процедуры.

Очевидно, что основной этап процедуры согласования, может быть осуществлен в электронной форме. В этом случае лист согласования приобретает виртуальный вид. Предварительный и дополнительный этап допускают свободную форму проведения, однако, в электронном виде проводить эти этапы не рекомендуется. Электронную часть согласования договоров рационально осуществлять на базе программного продукта, который поддерживает операции, входящие в систему учета и планирования.

Придерживаясь приведенных в данной главе подходов, очень быстро замечаешь, что при работе с документами в компании стало гораздо меньше показательных выступлений ряда сотрудников, формализма, шума и бессмысленной суеты.

Система и регламент согласования договоров и документов в организации

Указанные возможности реализованы в программе:

  • Договоры не теряются
  • Своевременность согласований
  • Контроль сроков договора
  • Учет всех версий договоров
  • Реестры и отчеты по договорам

На протяжении последних 15-20 лет все больше возрастает важность эффективной договорной работы в российских организациях, независимо от их формы собственности и вида деятельности. Не будет преувеличением сказать, что построение упорядоченной системы согласования документов является ключевой задачей всего документооборота предприятия.

Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации

Система согласования договоров как подчиненная единым правилам структура бизнес-процессов работы с документами, может охватывать процессы согласования не только договоров, но и остальных документов, обращающихся внутри организации, таких как: кадровые документы, маркетинговые и рекламные материалы, внутренние документы (приказы, служебные записки), резолюции. В связи с тем, что все эти согласуемые предметы охватываются понятием «документ», мы рассмотрим в целом систему согласования договоров и документов.

Следует отметить, что ни одна система, в том числе система электронного согласования документов, не может быть внедрена без должной регламентации. Регламент, или положение о договорной работе, является основополагающим локально-распорядительным документом, регулирующим область договорной работы на предприятии.

Немаловажное значение при построении системы согласования документов также имеет разработка порядка ведения реестра, учета и регистрации договоров. Функции учета и регистрации также следует выполнять с помощью автоматизированной системы учета и согласования договоров, так как данные функции, как правило, неразделимы и являются продолжением друг друга на любом предприятии.

Таким образом, укрупненно процесс договорной работы может быть разделен на несколько стадий работы, среди которых согласование является, бесспорно, системообразующим элементом:

6 стадий договорной работы

  • Подготовка (составление) проекта
  • Согласование договора
  • Подписание договора
  • Исполнение договора
  • Изменение/дополнение
  • Расторжение/прекращение/истечение договора

На практике процесс договорной работы, которая осуществляется традиционным способом, т.е. без использования средств электронного согласования, может быть сопряжен с рядом затруднений и неудобств:

  • Процесс согласования, и без того довольно-таки длительный, неоправданно затягивается, сроки согласования (подписания, визирования) нередко нарушаются.
  • Коллективная правка документов не всегда дает четкое понимание, кто из согласующих, когда и какие комментарии внес в договор.
  • Ответственный исполнитель должен все время вспоминать, у кого из согласующих находится договор. Кром этого, он вынужден отслеживать, у кого из них документ задержался больше положенного срока, чтобы оперативно реагировать на просрочки согласования.
  • Распределение договора по маршруту происходит в ручном режиме, путем «обхода» нужных ответственных сотрудников, назначение маршрутов при этом очень негибкое.
  • Документы (приложения к договору, проекты, подписанные документы) теряются в ходе согласования, учета замечаний и дополнений.
  • Коммуникации по договору не системны (и электронная почта, и телефон, и личное общение).
  • Процесс поиска договора в архиве может быть затруднен, если система регистрации и архивирования не регламентирована и не отлажена.
  • После подписания договора необходимо в ручном режиме осуществлять мониторинг их сроков действия, наступления определенных (отлагательных) условий

Именно с целью избавления от вышеперечисленных трудностей все большее число предприятий обоснованно переводят работу с договорами в электронную плоскость и выбирают для выполнения согласования и учета документов специализированные программные продукты. Такие программы могут быть как частью корпоративных систем электронного документооборота (такие как 1С Документооборот, DocsVision, Евфрат), так и самостоятельными решениями (например, система на 1С Респект: учет договоров).

Электронное согласование документов и договоров

Бесспорными преимуществами электронного согласования договоров являются:

  • Исключение потерь документов
  • Ускорение бизнес-процесса согласования
  • Минимизация издержек на поиск и согласование договора
  • Устранение человеческого фактора

Программа «Юрайт: Согласования и договоры» является удобным и современным решением для комплексной автоматизации договорной работы. Ее внедрение позволяет создать в организации полноценную электронную систему согласования договоров, которая позволит:

  1. Создавать и изменять карточки договора, фиксировать их основные условия:
  2. Гибко настроить маршруты параллельного, последовательного и смешанного прохождения договора в зависимости от их параметров (условий):
  3. Выполнять задачи по согласованию документов как в системе, так и через обычную электронную почту:
  4. Получать автоматические оповещения ответственному сотруднику о прогрессе согласования, включая случаи просрочки:
  5. Контролировать сроки действия договора, его подписание и прекращение (расторжение):
  6. Широко управлять процессом согласования, отправлять на доработку, запрашивать доп. информацию:
  7. Осуществлять строгий автоматический контроль вносимых в договор правок: даты, лица, содержания, с функцией сравнения различий в формате правки MS Word
  8. Формировать множество отчетов, включая реестр договоров и лист согласования.

О согласование проекта договора

о порядке подготовки и заключения договоров
в компании «…»

1. Термины и определения

1.1. Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей;
Типовой договор – договор, включенный в перечень типовых договоров согласно приложению N 1 к настоящему Положению;
Нетиповой договор – договор, не включенный в перечень типовых договоров согласно приложению N 1 к настоящему Положению;
1.2. Существенные условия договора — условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. В настоящем Положении к таковым относятся:
1) предмет договора;
2) количество товара/объём оказываемых услуг;
3) ассортимент товара/виды услуг;
4) стоимость договора;
5) ответственность сторон;
6) порядок расторжения договора в одностороннем порядке.

2. Общие положения

2.1. Настоящим Положением устанавливается порядок заключения договоров компанией «…» с предприятиями, учреждениями и организациями, а также с физическими лицами, предусматривающий:
— внутреннюю процедуру заключения (оформления, согласования и подписания) структурными подразделениями компании договоров;
— виды заключаемых компанией договоров;
— контроль и ответственность за заключение и исполнение договоров;
— учет и хранение договоров.
2.2. Положение обязательно к исполнению всеми структурными подразделениями компании.
2.3. Договорно-правовая работа в компании должна обеспечивать:
— своевременное качественное заключение договоров с контрагентами на условиях, максимально удовлетворяющих хозяйственные нужды и экономические интересы компании;
— строгий контроль за исполнением договорных обязательств компанией и ее контрагентами;
— анализ причин, вызывающих неисполнение или ненадлежащее исполнение договоров, а также разработку мероприятий по их устранению.
2.4. Компания заключает договоры с предприятиями, учреждениями и организациями, не входящими в состав компании от своего имени и от имени его структурных подразделений. Руководители подразделений несут персональную ответственность за надлежащее исполнение настоящего Положения.
2.5. Все договоры, поступившие в адрес структурного подразделения компании, подлежат тщательному изучению руководителями соответствующих структурных подразделений с согласованием их должностными лицами, указанными в п. 6.1 настоящего Положения. В случае признания нецелесообразным заключения договора на предложенных контрагентом условиях, составляется протокол разногласий с дальнейшим направлением его контрагенту.
2.6. Заинтересованные в заключении и исполнении договора подразделения могут привлекать к обсуждению его условий другие подразделения, связанные с реализацией данного договора, обращаться к юрисконсульту, в финансовый отдел, бухгалтерию и другие подразделения для получения соответствующих заключений.
Сроки согласования условий договора и подготовки заключения в каждом из подразделений не должны превышать 3-х рабочих дней. Заключения по проектам договоров подписываются руководителями соответствующих подразделений.
2.7. Внесение изменений в заключенные договоры оформляется дополнительным соглашением к договору и является его неотъемлемой частью. В случае если дополнительным соглашением изменяются существенные условия договора в части его предмета, ответственности сторон и порядка расторжения, такое дополнительное соглашение обязательно подлежит согласованию с юрисконсультом.

3. Субъекты договорно-правовой работы

3.1. Договоры, заключаемые компанией, подписывает её генеральный директор, а в случае его отсутствия — заместитель генерального директора, действующий на основании приказа или доверенности.
Руководители структурных подразделений компании имеют право подписи договоров только в пределах полномочий, установленных специальной доверенностью, выданной компанией и подписанной генеральным директором.
3.2. Круг должностных лиц, уполномоченных заключать договоры, устанавливает генеральный директор компании.
Полномочия должностных лиц на подписание договоров могут быть ограничены приказом или доверенностью, выдаваемой генеральным директором в части предмета, суммы, сроков и других существенных условий договора.
3.3. Общий контроль за договорной работой в компании осуществляет генеральный директор и юрисконсульт.
Указания юрисконсульта по процедуре (порядку) оформления договоров являются обязательными для исполнения всеми структурными подразделениями компании.
3.4. Юрисконсульт осуществляет предварительную проверку соответствия действующему законодательству документов по проектам договоров, протоколов разногласий, изменений и дополнительных соглашений к договорам, подготавливаемым в компании, а также подготовку заключений по проектам договоров, поступающим от контрагентов.
3.5. Юрисконсульт дает разъяснения по правовым вопросам, возникающим в процессе заключения и исполнения договоров.

4. Виды заключаемых договоров

Все договоры, заключаемые компанией подразделяются на:
4.1. в зависимости от субъектов заключаемых договоров:
— договоры с клиентами;
— договоры с поставщиками.
4.2. по содержанию договора:
— типовые;
— нетиповые.
4.3. по характеру правоотношений:
— договоры купли-продажи;
— договоры поставки;
— договоры возмездного оказания услуг;
— договоры аренды;
— иные.
4.4. в зависимости от срока действия:
— срочные (срок действия договора определён законом или договором);
— бессрочные (срок действия договора не определён).

4.5. Возможно заключение и других видов договоров, предусмотренных разделом IV ГК РФ.

5. Порядок подготовки и утверждения типовых договоров

5.1. В случае возникновения необходимости разработки типового договора для подразделения, его руководитель выступает инициатором процесса разработки и составителем первоначального проекта договора.
Первоначальный проект договора должен содержать следующие обязательные разделы:
— преамбулу (наименование сторон, его заключающих, правоуполномочивающие документы, на основании которых они действуют);
— предмет договора;
— права и обязанности сторон;
— срок действия;
— перечень лиц, ответственных за исполнение условий договора и уполномоченных на подписание актов сдачи-приёмки;
— ответственность сторон;
— адреса, реквизиты и подписи сторон.

5.2. Далее проект типового договора направляется юрисконсульту для его доработки, приведения в соответствие с нормами действующего законодательства и правилами юридической техники.
5.3. После доработки проекта договора юрисконсульт отправляет его на согласование комиссии, состоящей из следующих должностных лиц:
— руководитель подразделения, выступивший инициатором разработки типового договора;
— руководитель финансового отдела;
— главный бухгалтер.
Общий срок согласования проекта договора комиссией не должен превышать более 3 (трёх) рабочих дней.
5.4. При положительном результате согласования проект типового договора направляется на утверждение приказом генеральному директору компании.
5.5. При отрицательном результате согласования проект типового договора отправляется на дальнейшую доработку с учетом поступивших замечаний, после чего вновь отправляется на согласование. Дальнейшая доработка проекта договора осуществляется совместно инициатором и юрисконсультом в согласованные между ними сроки.

6. Процедура рассмотрения проектов и заключения договоров
с покупателями

6.1. Вся работа по заключению (оформлению и подписанию) и исполнению договоров с покупателями возлагается на руководителей структурных подразделений компании, ответственных за заключение и исполнение договоров.
6.2. По умолчанию все договоры, заключаемые с клиентами, являются типовыми. Это означает, что отношения между контрагентами оформляются соглашением, форма которого исходит от компании согласно приложению N 1 к настоящему Положению. Исключение составляют случаи, когда у клиента имеются какие-либо особые требования к условиям договора, отличным от типовых. В данном случае договор является нетиповым.
6.3. Руководители структурных подразделений компании лично или через подчиненных им работников обязаны обеспечить:
 согласование проектов типовых договоров, в которые вносятся несущественные изменения по требованию контрагента с юрисконсультом;
 согласование проектов типовых договоров, в которые вносятся существенные изменения по требованию контрагента в части стоимости договора и ответственности сторон по нему с генеральным директором.
6.4. Правом подписания договоров пользуются:
— типовые договоры — заместители генерального директора компании, а также руководители структурных подразделений, уполномоченные на то доверенностью, подписанной генеральным директором компании.
— нетиповые договоры — генеральный директор, а также руководители структурных подразделений, уполномоченные на то доверенностью, подписанной генеральным директором компании при наличии на договоре визы юрисконсульта.
6.5. При заключении договоров поставки действует следующий порядок:
6.5.1. При обращении клиента в компанию с целью приобретения товара, специалисту отдела продаж необходимо подать заявку на заведение договора в финансовой системе ИС-Про для выписки счета клиенту (в системе заводится номер и дата договора).
6.5.2. После заведения договора в финансовой системе ИС-Про специалистом структурного подразделения осуществляется выписка счета, служащего основанием для осуществления расчетов между покупателем и компанией. После поступления денежных средств от покупателя на расчетный счет или в кассу компании, оригинал подписанного договора (либо его факсимильная копия) подлежит передаче в бухгалтерию.
6.5.3. Без наличия оригинала договора, подписанного и скрепленного печатями сторон, либо его факсимильной копии, товар клиенту не отгружается.
6.5.4. Сведения о рамочных договорах поставки отдела продаж ИТ со всеми дополнительными соглашениями к ним, вносятся в АИС Sales Expert.
6.6. При заключении договоров на оказание услуг действует следующий порядок:
6.6.1. Заведение договора специалистом финансового отдела в системе ИС-Про осуществляется только при наличии бумажного варианта договора, подписанного уполномоченными лицами и скрепленного печатями с обеих сторон.
6.6.2. В исключительных случаях заведение договора производится на основании факсимильной копии договора, подписанного уполномоченными лицами и скрепленного печатями с обеих сторон, но при условии последующего предоставления оригинала договора в течение 30 календарных дней.
6.6.3. Выписка счета клиенту может осуществляться и без наличия подписанного оригинала договора. Но без поступления денежных средств по выписанному счету дальнейшие действия по оказанию услуг недопустимы.
6.6.4. Если предметом договора является сервисное обслуживание, аналогичные сведения вносятся и в АИС Sales Expert. После заведения договора в финансовой системе ИС-Про, а при необходимости — в АИС Sales Expert, информация о заключенных договорах направляется на Горячую линию для их дополнительной регистрации в программном продукте «Итилиум».
6.6.5. Передача подлинного экземпляра договора со всеми приложениями к нему (за исключением договоров, для которых письменная форма не является обязательной) осуществляется в финансовый отдел компании.

7. Процедура рассмотрения проектов и заключения договоров
с поставщиками

7.1. Вся работа по заключению (оформлению и подписанию) и исполнению договоров с поставщиками возлагается на руководителей структурных подразделений, ответственных за заключение и исполнение договоров, которые лично или через подчиненных ему работников обязаны обеспечить:
 согласование с юрисконсультом проектов типовых договоров, в которые вносятся несущественные изменения по требованию контрагента;
 согласование с юрисконсультом проектов нетиповых договоров, стоимость которых ≤1 млн. руб.
 согласование с генеральным директором проектов типовых договоров, в которые по требованию контрагента вносятся существенные изменения в части стоимости договора и ответственности сторон по нему;
 согласование с генеральным директором всех проектов договоров в случае, если стоимость договора ≥ 1 млн. руб. (в случае, если договор заключен на неопределенный срок, под его стоимостью следует понимать годовую стоимость договора). В данном случае генеральный директор принимает окончательное решение о заключении договора, либо об отказе от его заключения;
 передачу подлинного экземпляра договора со всеми приложениями к нему в финансовый отдел (договоры ОП ИТ – в бухгалтерию);
 оперативный учет исполнения контрагентом и компанией обязательств по договору;
 принятие в случае неисполнения обязательств мер по устранению причин неисполнения, а в необходимых случаях представление заключения руководству компании о применении соответствующих санкций;
 переписку с контрагентом по исполнению договора;
 предоставление юрисконсульту и специалисту по дебиторской задолженности необходимых документов о нарушении условий договора.

8. Контроль и ответственность за заключение договоров

8.1. В случае невыполнения условий договора контрагентами должностные лица, ответственные за заключение и исполнение договора, извещают юрисконсульта и специалиста по работе с дебиторской задолженностью о допущенных нарушениях и представляют материалы для применения санкций.
8.2. Указания юрисконсульта и специалиста по работе с дебиторской задолженностью о предоставлении дополнительных документов являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами структурных подразделений компании.
8.3. Специалист по работе с дебиторской задолженностью с получением сообщений о нарушении условий договора рассматривает представленные материалы и при наличии вины контрагента, а также материальных и процессуальных оснований готовит претензию об устранении нарушений условий договора и взыскании суммы задолженности. Он же осуществляет дальнейшую исковую работу с виновной стороной.
8.4. В случае, если нарушение договора не связано с порядком осуществления платежей по нему, вся работа по досудебному и судебному урегулированию разногласий производится юрисконсультом.

9. Учет и хранение договоров

9.1. Учет и хранение подлинных экземпляров документов по всем заключенным договорам, протоколов разногласий к ним, дополнительных соглашений и иных приложений осуществляют специалисты финансового отдела (договоры по услугам) и бухгалтерии (договоры по поставкам).

10. Заключительные положения

10.1. Должностные лица компании, на которых возложена обязанность по заключению и контролю за исполнением договоров несут ответственность за нарушения настоящего Положения, которые являются основанием для принятия мер дисциплинарной и материальной ответственности.
10.2. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором компании.

Приложение № 1
к Положению о порядке подготовки и заключения
договоров в компании «. «

Перечень типовых договоров

Тут табличка с указанием наименоваий типовых договоров со ссылкой на приказы, их утвердившие

United Traditions. Unique Tradеmark. UniTra

В предыдущей статье мы остановились на вопросе подготовки проекта договора. В данной статье переходим к порядку согласования проекта всеми заинтересованными должностными лицами предприятия.

Для чего необходимо согласование? В связи с чем возникает такая необходимость?

В крупных организациях, где на предприятии десятки подразделений, когда, к примеру, от поставок каких-либо комплектующих элементов зависит сам процесс производства, в данном случае необходимо согласование.

Итак, порядок согласования проекта договора.

Проект договора до его подписания Генеральным директором или должностным лицом, исполняющим его обязанности, должен быть согласован за подписью руководителей подразделений предприятия в соответствии с их компетенцией, в следующей последовательности:

— подпись должностного лица (руководителя) подразделения-исполнителя осуществлявшего подготовку проекта договора;

— подпись финансового директора общества или лица исполняющего его должностные обязанности;

— подпись главного инженера предприятия, в случае если заключение договора каким-либо образом связано с работой служб подчиненных главному инженеру;

— подпись директора по качеству или лица исполняющего его функции, если заключение договора или его исполнение связано с качеством товарно-материальных ценностей;

— подпись главного бухгалтера предприятия;

— подпись руководителя отдела по снабжению и логистике, в случае если заключение договора связано с последующей поставкой материалов и комплектующих изделий;

— подпись сотрудника юридического отдела.

Теперь, следующее. Способы согласования проекта договора.

а) Подразделение-исполнитель направляет проект договора одновременно во все структурные подразделения, участвующие в согласовании проекта договора, и получает от них соответствующее заключение в письменном виде (в данном случае подписи соответствующих лиц на листе согласования не требуется, а к проекту договора подшивается письменное мнение соответствующего лица, уполномоченного на согласование проекта договора).

б) Подразделение-исполнитель последовательно передает проект договора на согласование в структурные подразделения (согласование проекта договора осуществляется путем проставления подписи (визирования) соответствующего лица в листе согласования.

в) Способ согласования проекта договора выбирается подразделением-исполнителем самостоятельно в зависимости от планируемых сроков заключения договора.

К проекту договора прикладываются документы (копии документов), которые передаются после согласования проекта договора в юридический отдел предприятия. Перед согласованием любое должностное лицо, участник согласования проекта договора, вправе знакомиться и изучать приложения к договору.

Замечания и предложения по проекту договора излагаются в письменной форме за подписью руководителя, согласующего подразделения, или его заместителя и передаются в подразделение-исполнителю, которое учитывает в проекте договора поступившие замечания и предложения.

Важно. Все письменные замечания и предложения к проекту договора также, являются частью договора, и, соответственно, к нему прилагаются.

Сроки согласования с представлением письменных замечаний проекта договора устанавливает подразделение-исполнитель.

В случае необходимости увеличения срока или его уменьшения, согласующее подразделение направляет исполнителю мотивированное уведомление с указанием срока, в течение которого проект договора будет согласован или будут представлены мотивированные замечания (предложения).

И, наконец, разрешение возникших разногласий.

При возникновении разногласий по замечаниям и предложениям подразделение-исполнитель разрешает их в рабочем порядке с привлечением сотрудников юридического отдела предприятия и других должностных лиц.

При наличии существенных замечаний по проекту договора, поступивших от руководителей предприятия, участвующих в согласовании, юридический отдел направляет инициатору договора служебную записку с перечнем замечаний, детальным обоснованием отказа от визирования и вносит свои предложения по дальнейшей отработке договора.

Типовые договоры (договоры которые оформляются на предприятии постоянно, либо договоры утвержденные на предприятии), заключение которых носит постоянный характер, по решению руководителя подразделения-исполнителя могут быть представлены на согласование только в юридический отдел, главному бухгалтеру и должностному лицу, когда договор связан с работой того или иного подразделения предприятия.

Согласованный структурными подразделениями проект договора до его подписания генеральным директором должен быть в рабочем порядке согласован с контрагентом.

Проекты договора, поступившие на подписание в организацию от контрагента, проходят порядок согласования аналогичный порядку, установленному для согласования проекта договора на предприятии.

В заключение. При соблюдении указанной цепочки согласования проектов договоров, ответственность над его исполнением возрастает.